PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

AKAUNTABILITI DAN ISU DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

1. Objektif:-
i) Memahami maksud dan konsep akauntabiliti dalam pengurusan kewangan
ii) Memahami peranan dan tanggungjawab Pengurus Sekolah terhadap pengurusan kewangan
iii) Mengetahui dan memahami perkara-perkara yang menyalahi peraturan kewangan
iv) Mengetahui perkara-perkara yang menyebabkan tindakan surcaj dan penalti.

2. Maksud Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan Sekolah:-
Satu proses yang melibatkankan perancangan, pengagihan dan penggunaan tenaga manusia, wang tunai, barangan (aset) dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi/sekolah.

Oleh itu, Pengurus Sekolah perlu:-
i) mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan dari Bahagian-Bahagian KPM: dan

ii) menyediakan sistem kawalan dalaman dan struktur organisasi yang sesuai untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan.

3. Pihak Yang Terlibat:-
Secara ringkasnya terdapat tiga pihak yang terlibat iaitu:-
i) Pemberi tanggungjawab
ii) Penerima tanggungjawab
iii) Bukti tanggungjawab dilaksanakan (dinilai oleh pihak ketiga seperti Bahagian Audit Sekolah, Audit Dalam, Naziran dan Jabatan Audit Negara)

4. Konsep Akauntabiliti:-
i) Memikul amanah
ii) Kecekapan dan keberkesanan tindakan
iii) Kewajipan memberi penjelasan dan keterangan
iv) Menanggung akibat

5. Tanggungjawab Pengurus Sekolah:-
i) Penyediaan Penyata Kewangan:-
Pengurus Sekolah hendaklah menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember setiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang telah ditetapkan.

ii) Kemukakan Penyata Kewangan:-
Penyata Kewangan Tahunan hendaklah dihantar kepada Ketua PTJ dan seterusnya diserahkan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya bagi tujuan pengauditan.

iii) Perlantikan Juruaudit Dalaman:-
Pengurus Sekolah perlu melantik Juruaudit Dalaman bagi tujuan mengkaji kelemahan dalam sistem Pengurusan Kewangan Sekolah. Juruaudit Dalaman hendaklah terdiri daripada guru yang tidak terlibat dalam urusan menandatangani cek bayaran.

iv) Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun:-
Pengurus Sekolah hendaklah melantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun bagi membantu Pengurus Sekolah:-
* mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun mengikut peraturan yang berkuatkuasa meliputi pengurusan perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, penyediaan dan pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan sekolah.

* meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan Audit.

* merancang latihan untuk kakitangan yang mengurus hal-hal kewangan

Ahli-Ahli terdiri daripada:-
- Pengerusi (Pengurus Sekolah)
- Setiausaha (KPT/PT Kewangan)
- Ahli pula terdiri daripadsa semua Penolong Kanan/Ketua Bidang/Ketua Panitia/Juruaudit Dalam/Guru Prasekolah/Guru Pendidikan Khas/Pegawai lain yang sesuai.

Mesyuarat hendaklah diadakan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali.

v) Pemeriksaan Mengejut:-
Pengurus Sekolah atau Juruaudit Dalam hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala terhadap peti besi atau wang tunai, setem atau barang-barang lain yang berharga.

Pemeriksaan hendaklah dijalankan tidak kurang dari sekali dalam enam bulan dan hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butiran yang perlu dicatat adalah:-
* tarikh dan masa pemeriksaan
* nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan setem
* amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya
* hasil pemeriksaan
* tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa

vi) Perlantikan Pemverikasi Stok dan Pegawai Pemeriksa:-
Pengurus Sekolah hendaklah menamakan secara bertulis sekurang-kurangnya dua orang sebagai Pemverikasi Stok dan Pegawai Pemeriksa (pegawai tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan stor) dan mengemukakan nama-nama tersebut kepada Pegawai Pengawal melalui PPD untuk tujuan perlantikan.

vii) Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk Pengauditan:-
Bagi tujuan pengauditan Penyata Kewangan, Pengurus Sekolah hendaklah:-
* Menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan kepada Bahagian Audit Sekolah
* Memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan
* Membenar dan memberi kerjasama semasa pengauditan/pemeriksaan dijalankan

viii) Jawapan Kepada Laporan/Pertanyaan Audit:-
Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan terhadap laporan atau pertanyaan Audit dalam tempoh satu bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan Audit

6. Kesalahan Yang Boleh Dikenakan Surcaj:-
Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-
i) gagal mengutip dan menguruskan kutipan yang dipertanggungjawabkan

ii) telah membuat pembayaran menggunakan wang awam dengan cara tidak teratur dan tidak dijamin kesempurnaannya

iii) telah menyebabkan berlakunya kekuranganatau kehilangan wang awam/harta benda kerajaan

iv) gagal menyelenggara akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur

v) gagal membuat pembayaran atau telah menangguhkan pembayaran wang awam kepada yang berhak menerima

7. Penalti:-
Akta Pendidikan 1996 - Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002
i) denda tidak lebih RM5,000.00
ii) penjara tidak lebih daripada tiga bulan atau kedua-duanya sekali

8. Isu Penemuan Audit:-
Berdasarkan kepada pengauditan terhadap Penyata dan Pengurusan Kewangan Sekolah, didapati kelemahan-kelemahan berikut sering ditemui dan pelanggaran kepada Peraturan Kewangan ini boleh menyebabkan sekolah mendapat Sijil Audit Berteguran.
i) Ada Laporan Khas
ii) Rekod kewangan tidak diselenggarakan
iii) Rekod kewangan tidak dikemaskinikan
iv) Pungutan tidak diserahkan ke pejabat
v) Pungutan lewat dibankkan
vi) Pungutan tidak diperakaunkan
vii) Pungutan tidak dibankkan
viii) Resit tidak dikeluarkan bagi pungutan (kecuali terimaan dari JPN/KPM)
ix) Pungutan tanpa kelulusan _ Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian Pendaftaran Sekolah dan Guru Bilangan 2/92
x) Pungutan yuran dan pelbagai yuran lain yang tidak menepati perjenisan yuran yang dibenarkan
xi) Mengeluarkan resit sementara
xii) Akaun Belum Terima (ABT)
xiii) Kekurangan murid/penghuni asrama antara tuntutan asal (1 Oktober) tahun lepas dan (1 Julai) tahun semasa - Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 5/2002
xiv) Pembayaran tanpa menggunakan baucar
xv) Bayaran tanpa dokumen sokongan
xvi) Perolehan tidak menggunakan Pesanan Sekolah
xvii) Pembayaran bil tahun lalu (tidak diisytihar sebagai ABB) pada tahun semasa tanpa kelulusan
xix) Bayaran menggunakan cek tunai/buka palang (kecuali PWR)
xx) Perakuan penerimaan bekalan/perkhidmatan tidak dilengkapkan pada Pesanan Sekolah
xxi) Perbelanjaan tanpa kelulusan
xxii) Perolehan tanpa sebutharga
xxiii) Akaun Belum Bayar (ABB)
xxiv) Peruntukan berbaki tinggi di mana baki PCG semasa lebih 10%
xxv) Kumpulan Wang Terkumpul berbaki tinggi
xxvi) Perbelanjaan daripada peruntukan PCG mata pelajaran tidak mengikut maksud yang ditetapkan
xxvii) Kumpulan Wang Terkumpul berbaki defisit
xviii) Wang di bank berbaki defisit
xxix) Lain perkara yang dibangkitkan seperti di BAS 08 (Senarai Semak Pengurusan Kewangan)

9. Kepentingan Akauntbiliti Pengurusan Kewangan
i) Perancangan cekap dan berkesan
ii) Elakkan kekurangankutipan hasil
iii) Pembaziran sumber kewangan, tenaga dan masa
iv) Elakkan rasuah dan penyelewengan
v) Elakkan tindakan mahkamah dan surcaj

10. Sebab-sebab Wujud Kelemahan:-
i) Kurang penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal pengurusan kewangan
ii) Tiada penyeliaan dan pengawasan terhadap pegawai dan kakitangan
iii) Pegawai awam kurang mahir/latihan
iv) Kawalan dalaman lemah
v) Peraturan/arahan tidak disimpan atau dikemaskini
vi) Sengaja melanggar arahan kerana kepentingan diri

11. Kesan Tiada Akauntabiliti:-
i) Mengurangkan hasil kerajaan
ii) Tunggakan hasil terus meningkat
iii) Perbelanjaan melebihi pendapatan
iv) Harta awam sukar dikesan
v) Penyelewengan
vi) Tidak adil untuk pembayar cukai

12. Cadangan/Syor:-
i) Ketua Jabatan perlu:-
* memahirkan diri
* melakukanpemantauan dan penyeliaan
* menanamkan nilai murni dan integriti kepada kakitangan
* tindakan segera kepada laporan dan pemerhatian Audit
* amanah dan telus