PENGURUSAN KEWANGAN (5)

RESIT-RESIT SEKOLAH
a) Resit Rasmi Pejabat (RP01)
Dikeluarkan oleh Pengurus Sekolah kepada pegawai yang diberikuasa untuk mengakuterima pungutan/terimaan yang dibayar kepada sekolah

b) Resit Rasmi Murid (RM01, RM02, RM03)

Dikeluarkan kepada Guru Kelas bagi mengakuterima bayaran yuran murid kepada sekolah melalui Guru Kelas

c) Resit Kew. 38

Resit Rasmi Kerajaan untuk mengakuterima bayaran-bayaran hasil kepada kerajaan (Lazimnya digunakan oleh PPD/JPN)

SISTEM KAWALAN KE ATAS PUNGUTAN DAN TERIMAAN

1. Kawalan keatas borang terkawal

a) Kaunterfoil A.P. 63

Apabila resit/lesen atau apa-apa borang akuan terima dikeluarkan daripada kaunterfoil, tiap-tiap seorang pegawai yang menandatangani mana-mana dokumen mestilah menurunkan tandatangan ringkasnya pada kaunterfoil yang mengandungi butiran penuh naskhah asalnya termasuk amaun yang diterima dan tarikhnya

b) Larangan meminda Resit A.P. 62

Resit adalah dilarang dipinda. Jika ianya rosak, resit tersebut hendaklah dibatalkan dan disimpan. Resit tersebut bersama-sama salinan diserahkan untuk diaudit.

c) Menyimpan dan mengeluarkan resit yang belum digunakan A.P. 66

Stok resit yang belum digunakan hendaklah disimpan selamat dibawah kawalan seorang pegawai kanan yang tidak menyediakan resit. Resit-resit perlu disahkan dengan pengesahan pemungut. A.P. 126. Penyimpanan Selamat dalam peti besi.

d) Borang Daftar Hasil A.P. 67

Suatu Daftar Borang Hasil mengikut bentuk yang ditetapkan menunjukkan semua stok resit yang diterima dan dikeluarkan mestilah diselenggarakan oleh tiap-tiap pemungut

e) Penyelenggaraan Daftar Mel A.P. 71

Daftar terimaan wang/dokumen berharga diterima melalui pos. Pegawai bertanggungjawab hendaklah menurunkan tandatangan rengkas pada rekod berkenaan dan memberikan nombor resit untuk dicatatkan setentang bagi penerimaan wang melalui proses ini.

f) Cek mestilah berpalang. A.P. 76

2. Proses Kawalan Pungutan dan Terimaan

(Tujuan:- untuk mengelakkan ABT, Penipuan dan Kecurian dan Kehilangan)

a) Rekod Kehadiran Murid Yang Kemaskini

Rekod ini digunakan untuk menentukan nilai sebenarnya wang yang sepatutnya dan sewajarnya dipungut oleh sekolah

b) Rekod-Rekod Penyewaan Kantin dan Aset Sekolah

Rekod sewaan ini diperlukan untuk menyemak sewaan tetap dibayar sepenuhnya dalam tahun yang dilaporkan. Rekod ini dapat memberi petunjuk tunggakan yang belum dipungut oleh sekolah

c) Rekod terimaan melalui mel. A.P. 71

d) Buku Tunai

e) Daftar-Daftar Stok Buku Resit (TTPKDPS)

f) Borang Kutipan Harian dan Serahan Wang Kutipan kepada Pejabat

g) Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah

h) Carta Organisasi Sekolah

3. Penyeliaan

Adalah menjadi kewajipan semua pemungut memastikan bahawa semua akaun mereka adalah betul. Mereka hendaklah berbuat demikian dengan:-

a) Menyemak tiap-tiap hari buku resit, buku tunai dan buku-buku akaun yang lain atau laporan-laporan komputer (termasuk cetakan komputer bank pada Penyata Pemungut)

b) Pegawai yang menyemak hendaklah menurunkan tandatangan rengkas dan mencatatkan tarikh ditempat setakat mana buku-buku atau telah disemak

c) Menyemak Buku Resit dan lesen tiap-tiap minggu termasuk buku stok

d) Menyemak bayaran-bayaran kepada Perbendaharaan

4. Perlaporan dan Pengauditan

a) Semua pungutan dan terimaan akan dilaporkan di dalam Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah masing-masing

b) Di dalam Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah akan dilaporlan jumlah-jumlah pengutan yang diterima, sepatutnya diterima dan Akaun Belum Terima (ABT)

c) Pungutan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima dalam tahun yang dilaporkan akan diakaunkan di dalam ABT

d) ABT akan menyebabkan Laporan Auditb Bersyarat keatas Akaun

5. Semakan/Pemeriksaan Mengejut

(Arahan Perbendaharaan 309)

a) Tiap-tiap pegawai yang menjaga sesuatu pejabat hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala keatas tiap-tiap peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam Jabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga

b) Pemeriksaan mengejut itu hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam (6) bulan dan hasil pemeriksaan utu hendaklah direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut yang disimpan dalam tiap-tiap jabatan

Butiran yang dikehendaki dicatatkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut:-

i) Tarikh dan Masa Pemeriksaan

ii) Nama Pegawai yang bertanggungjawab terhadap Wang Tunai dan lain-lain

iii) Hasil pemeriksaan

iv) Tandatangan dan jawatan Pegawai Pemeriksa