PENGURUSAN KEWANGAN (4)

PROSES PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TERIMAAN

1. Taksiran dan Kelulusan Memungut Wang

2. Penyediaan surat perwakilan kewajipan pungutan, kuasa mengakaunan dan urusan penyimpanan dan perbankan

3. Resit dan pemerosesan pengeluaran resit

4. Pengakaunan, penyimpanan dan perbankan

5. Perlaporan

1. Taksiran dan Kelulusan Memungut Wang (Cabutan daripada surat Bahagian Pendaftaran Sekolah dan Guru Kementerian Pelajaran Malaysia, KP(BPSG)5 bertarikh 25.9.1992

a) Kuasa untuk meluluskan kutipan nyuran di sekolah-sekolah telah ditetapkan oleh School (General) Regulation 1951 - Peraturan 57: Regulation tersebut memberi kuasa kepada Pendaftar Sekolah-Sekolah bagi meluluskan sebarang kutipan yang termasuk jumlah dan cara kutipan yuran boleh dilaksanakan

b) Semua jenis yuran termasuk yuran sekolah yang dikenakan oleh sekolah-sekolah bantuan penuh terhadap murid-murid perlu terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Pendaftar Sekolah-Sekolah Negeri

c) Hanya Pendaftar Sekolah sahaja yang diberikuasa memberi kelulusan itu. Kuasa ini tidak diperturunkan kepada mana-mana pegawai lain

d) Sekolah-Sekolah Berasrama Penuh di bawah kelolaan Pengarah Sekolah-Sekolah dan Sekolah Menengah Teknik dan Vokasional di bawah kelolaan Pengarah Pendidikan Teknik dan Vokasional, segala jenis bayaran yang dikenakan termasuk yuran hendaklah terlebih dahulu mendapat keleulusan Pendaftar Besar Sekolah-Sekolah

2. Penyediaan Surat Perwakilan Kewajipan Pungutan, Kuasa Mengakaunan dan Urusan Penyimpanan dan Perbankan

a) Arahan Perbandaharaan 69:- Dalam satu pejabat di mana ada seorang pemungut, tiada seorang pegawai boleh menerima wang lecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Pemungut untuk berbuat demikian

b) Rujuk kepada Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah:-

- Lampiran 5 - 7 : Kuasa kepada pegawai awam

- Lampiran 5 - 7A: Kuasa kepada guru kelas

(surat-surat tambahan perwakilan kewajipan mengikut keperluan sekolah)

c) Kewajipan mengakaun pungutan di dalam buku-buku perakaunan utama dan sokongan (lejer)

d) Kewajipan mengurus urusan perbankan wang sekolah

3. Resit dan Proses Pengeluaran Resit Perakuan Terima Wang

a) Resit mestilah ditandatangani denganberkarbon oleh pegawai yang menerima wang itu dan ditulis oleh seorang pegawai lain - Arahan Perbendaharaan 70

Pengecualian:-

- suatu sistem bermesin yang diluluskan bagi mengeluarkan resit

- suatu bayaran tetap ada tercetak pada resit, lesen atau tiket

- pegawai dipertanggungjawabkan dengan kewajipan membuat pungutan luar di mana ian mesti bekerja seorang diri

- seorang pegawai lain tidak ada dan mendapat kebenaran khusus daripada Jabatan Akauntan negara/Negeri
b) Pemakluman Kepada Orang Awam Meminta Resit Rasmi Bagi Semua Wang Dibayar

4. Proses Pengakaunan Pungutan dan Terimaan dan Perbankan

a) Pembukuan Resit:-

Resit mestilah dibukukan satu persatu dalam Buku Tunai pada masa urusan dibuat dan walau bag aimanapun sebelum hujung hari

b) Merekodkan Pungutan:-

Daftar dan senarai dalam mana pungutan direkodkan mestilah dicatitkan oleh seorang pegawai yang lain daripada Juruwang kecuali mendapat kebenaran khusus daripada Akauntan Negara

c) Bayaran Kepada Perbendaharaan:-

Semua Pemungut dikehendaki membayar wang pungutan/terimaan kepada Perbendaharaan pada hari itu juga semua pungutan yang ada ditangannya jika:-

- pungutan wang kertas dan duit syiling melebihi RM500.00

- jumlah pungutan (termasuk wang kertas, duit syiling, cek, kiriman pos) melebihi RM2,000.00

- pungutan yang lewat diterima dibankan pada keesokan hari bekerja

d) Pungutan yang dibayar masuk ke dalam bank mestilah dengan menggunakan Penyata Pemungut. bagi pungutan mengandungi cek, senarai cek-cek mestilah direkodkan pada penyata pemungut tersebut

e) Amaun tiap-tiap satu masukan bank hendaklah dicatatkan dalam Buku Tunai